Plataforma Web Onboarding: Fortalece el proceso de incorporación en tiempos de teletrabajo

A causa de la pandemia y la situación actual de teletrabajo, los departamentos de RRHH, y las compañías en general, se enfrentan a una nueva realidad laboral marcada por la pérdida de contacto humano. Precisamente por esto, surgen mayores dificultades en el proceso de bienvenida y por ende en el onboarding, produciendo una pérdida de vinculación desmedida que afecta a las nuevas incorporaciones de la compañía. 

En este nuevo escenario los procesos iniciales de incorporación se han vuelto aún más relevantes, y los departamentos de RR.HH deben duplicar sus esfuerzos en ofrecer una experiencia enriquecedora y motivadora, incorporando alternativas como una  plataforma digital de onboarding.

La digitalización del proceso de onboarding a través de la consolidación de una plataforma web responsive con login por usuario, ofrece una serie de beneficios para la compañía: 

1. Optimiza el proceso de onboarding
2. Estandariza y controla, a través de KPI´s, los procesos de formación y aprendizaje 
3. Extrae datos sobre el grado de satisfacción del empleado 
4. Incluye un storytelling adaptado a la identidad de la compañía 
5. Reduce los costes asociados y el tiempo de dedicación ya que optimiza los  recursos humanos dedicados
6. Da la posibilidad de incluir firma digital de documentos y consentimiento u aceptación de políticas y complience
7. El empleado se integra de manera dinámica en el equipo de trabajo 
8. Aumenta la interiorización de los valores, la filosofía y la cultura corporativa gracias al contenido dinámico y a las actividades gamificadas

Para facilitar y apoyar el proceso de onboarding, es recomendable incluir un Welcome Pack, y así crear una primera impresión agradable y dar una cálida bienvenida. El Pack de bienvenida es una manera óptima de demostrar cómo vas a cuidar al empleado desde el primer contacto. Es recomendable incluir: 

1. Las claves y el login de la plataforma de onboarding en una carta u otro formato original
2. Material corporativo, merchandisng, que sea útil en el desempeño diario (cuaderno, bolígrafo, botella y taza, etc)
3. Un obsequio especial para mejorar la percepción de la marca por parte del empleado (guía de la ciudad, regalo sostenible, descuentos, chocolates, etc). 

El empleado debe recibir el Welcome Pack y las claves para acceder a la plataforma de onboarding el primer día. Si no está previsto que el nuevo trabajador visite las oficinas simplemente habrá que enviar su Welcome Pack al domicilio desde donde vaya a trabajar. Si sí está previsto que las visite, se podrá dejar en su puesto o ser entregado por su supervisor y/o por el departamento de RR.HH. 

De todas formas, e independientemente de si el empleado va a las oficinas o teletrabaja, es aconsejable apoyarse en una herramienta de email marketing para completar y dinamizar  el proceso de bienvenida, incluyendo emailings segmentados y personalizados con: (1) usuario y claves, (2) timing e inicio, (3) progreso y participación, (4) etc.

En conclusión, tanto el welcome pack como la plataforma de onboarding facilitan la consolidación de una relación emocional desde el primer contacto, e impactan de manera directa en la relación laboral entre empleado y empresa. Comienza a focalizar los esfuerzos del departamento de RR.HH en crear (o mejorar) la plataforma de onboarding y el welcome pack, y empieza a disfrutar de los beneficios asociados a ambos recursos.